El Código PBIP pide que se realicen ejercicios y prácticas de protección periódicamente. La periodicidad depende de varios factores, pero la norma expresa que los ejercicios se deben llevar a cabo al menos una vez cada trimestre calendario y las prácticas al menos una vez por año.
Esta periodicidad no es ni mucho, ni poco: Es lo mínimo con lo que se debe cumplir. Pero lamentablemente las instalaciones portuarias de la región de Sudamérica, Centroamérica y el Caribe no están cumpliendo con las exigencias del Código PBIP ni en la periodicidad ni en la calidad de los simulacros que realizan.
No cumplen en cuanto a periodicidad, simplemente porque no llevan a cabo al menos 4 ejercicios y 1 práctica anualmente. Y no cumplen con la calidad, por dos motivos fundamentales: 1) Porque generalmente los ejercicios son diseñados en conjunto con los encargados de hacer frente al suceso, y en consecuencia, siempre ganan los buenos; 2) No se cumple con el listado de ejercicios que provee el Código, ya que lo usual es hacer un ejercicio de incendio, de evacuación, de polizones o a lo sumo uno de toma de rehenes en el que las fuerzas especiales llegan en helicóptero, rescatan a los rehenes y capturan a los delincuentes. Y eso, lamentablemente no llega a cumplir con lo que requiere el Código PBIP, por lo que ante una auditoría seria, ninguna instalación portuaria de la región pasaría la prueba.
Personal del escuadrón antibombas desactivando un artefacto explosivo
En cuanto a la periodicidad, no hace falta agregar comentarios, pues basta con establecer un calendario anual de ejercicios y prácticas e incluirlo en el presupuesto de la organización.
Pero en cuanto a la calidad de los ejercicios y las prácticas, hay mucho que decir. Lo primero es que deben ser diseñados de forma profesional para que tengan un final incierto. Es decir que al final puedan ganar tanto los buenos como los malos. Si siempre ganan los buenos, no quiere decir que en la instalación portuaria está todo bien o que los encargados de hacer frente al suceso trabajan perfectamente. Lo que demuestra es que hicieron trampa. Y así todo el mundo se va tranquilo y feliz a dormir a su casa, pero con la conciencia sucia. En la vida real no ganan siempre los buenos.
Por lo tanto, una metodología seria de diseño de ejercicios y prácticas, debería incluir:
1. Objetivos
2. Diseño de un escenario
3. Redacción de papeles para quienes representarán a los atacantes
4. Redacción de instrucciones para los observadores
5. Inclusión de elementos de distracción para los encargados de hacer frene al suceso
6. No divulgación del tipo de ataque, ni la hora, ni el lugar del mismo
Por ejemplo, un ejercicio simple, como el de polizones, debería durar al menos una semana, según el cronograma que se muestra a continuación:
Un mes antes:
- Envío de comunicaciones a las autoridades portuarias, a la Autoridad Designada, a los encargados de hacer frente al suceso, a los invitados especiales y al personal de protección apropiado, con seguimiento semanal.
Lunes:
Martes: - Reunión informativa con las autoridades portuarias, la Autoridad Designada, los encargados de hacer frente al suceso, los invitados especiales y el personal de protección.
- Reunión deliberativa de alto nivel con las más altas autoridades presentes.
- Reunión explicativa con los encargados de representar papeles.
- Reunión explicativa con los observadores.
- Comunicación con el buque seleccionado.
- Continuación con las reuniones con encargados de representar papeles y observadores.
- Preparación de material logístico necesario para el evento.
- Afinación de detalles con el capitán del buque elegido.
- Realización del evento.
- Reunión de evaluación.
- Presentación de los encargados de hacer frente al suceso (con ayudas visuales).
- Presentación de los observadores (con ayudas visuales)
- Redacción de lecciones aprendidas
- Redacción de acciones de seguimiento y acción correctiva.
- Documentación del evento.
- Envío de informes a quienes corresponda.
Un error demasiado frecuente consiste en realizar la reunión de evaluación el mismo día del evento y a la finalización del mismo. Se pierde así la oportunidad de hacer las cosas bien. Cada uno de los jefes de los distintos encargados de hacer frente al suceso debe retirarse y preparar su presentación con ayudas visuales. Lo mismo sucede con las autoridades y los observadores. La reunión de evaluación se debe realizar al día siguiente y con dos computadoras conectadas a proyectores multimedia trabajando simultáneamente.
En la primera se proyectan las presentaciones de los expositores y al mismo tiempo se proyectan las lecciones aprendidas y las acciones de seguimiento en la segunda máquina.
Una reunión de evaluación en la que no hay lecciones aprendidas y acciones de seguimiento, indica que el ejercicio fue “perfecto”, o que simplemente se cumplió con las formas pero se perdió tiempo, recursos y la oportunidad de detectar fallos y mejorar.
En cuanto a la documentación, debería prepararse:
• Una carátula (con referencias al Código PBIP)
• Un resumen ejecutivo (con referencias al Código PBIP)
• La descripción de la forma de diseñar el evento (con referencias al Código PBIP)
• Las características del evento (con referencias al Código PBIP)
• Las lecciones aprendidas
• Las acciones de seguimiento
El Facilitador explicando a los encargados de hacer frente al sucesoEl Coordinador General del simulacro debería ser el OPIP, y en tal carácter, debería ser también el comandante general de las fuerzas atacantes. Para apoyar al Coordinador General, debería haber un Facilitador, que es una persona con amplia experiencia en el diseño y conducción de simulacros. Y el OPIP alterno u otra persona de la instalación portuaria debería ser el Coordinador General de las fuerzas de defensa. Esto significa que habrá dos Centros de comando y control (uno de los atacantes y otro de los defensores).
Los encargados de hacer frente al suceso deben dar instrucciones sobre su especialidad y colaborar en todo cuanto sea oportuno. La Autoridad Designada actuará como veedora mientras se trabaje en los niveles de protección 1 y 2, pero deberá actuar cuando se haya ordenado el incremento a nivel 3.
No está previsto que el contenido del curso de OPIP modelo OMI 3.21 provea el entrenamiento adecuado para el diseño y la conducción de ejercicios y prácticas, ya que el mismo tiene una duración total de 18 horas repartidas en 3 días, mientras que el curso de Diseño de simulacros I dura también 18 horas y el curso de Diseño de simulacros II tiene la misma duración (y ambos son eminentemente prácticos).
Por lo tanto, es necesario que las autoridades encaren seriamente este asunto, que los OPIP se entrenen debidamente y que se diseñen ejercicios y prácticas con final incierto y con una coordinación y facilitación profesionales, a fin de poder obtener lecciones aprendidas y generar acciones correctivas que tiendan a la mejora continua.
(*) El autor es licenciado en administración naviera, experto en diseño, conducción y facilitación de simulacros, organización de protección reconocida y autor de varios libros sobre el tema.
