Consultoría sobre PBIP

MANUAL DE AUDITORÍAS DE PROTECCIÓN PORTUARIA

Dado que cada Autoridad Designada cuenta con su propia metodología para realizar las auditorías y las inspecciones, así como también cada OPIP tiene su propio programa de trabajo y los departamentos de auditoría interna de las distintas instalaciones portuarias hacen su trabajo en base a su propia metodología, existe una gran disparidad de criterios sobre cuáles son los principales aspectos a considerar y cómo hacerlo.

ATAS ha encargado al Lic. Luis Musolino el estudio de las distintas modalidades de llevar a cabo las auditorías de protección portuaria en varios países de América Latina, a fin de generar una propuesta que resuma los principales modos de trabajo y de ese modo poder ofrecer, tanto a las autoridades gubernamentales como a los OPIP y a los auditores internos, una metodología uniforme y seria.

El resultado del estudio es una metodología uniforme, tanto para entidades públicas como privadas, que la Asociación Trainmar de América del Sur ofrece a Gobiernos y entidades privadas que la consideren práctica para sus fines.

La auditoría es una forma de control que pretende ser imparcial, uniforme y precisa. El principio de imparcialidad, si bien depende en gran medida de la personalidad y las intenciones de los auditores, tiene ciertos límites impuestos por la precisión y la uniformidad. El principio de uniformidad implica que debe existir un método conocido previamente y usado en forma generalizada. El principio de la precisión se relaciona con la contrastación contra una norma. Por ejemplo, el Código PBIP.

        

Las auditorías deberían usarse para comprobar que los procedimientos están de acuerdo con las normas y que el desempeño de las distintas funciones dentro de la organización está de acuerdo con los procedimientos. El resultado de esta contrastación debe ser expresado a través de un informe, al que se conoce como informe de auditoría, el que debe contener al menos tres ingredientes básicos:

1. La descripción de la actividad de auditoría realizada y los hallazgos de la misma.
2. La expresión del resultado de la auditoría en forma simple y comparable con otras auditorías.
3. Las recomendaciones.

 En consecuencia, el control tiene dos funciones básicas:

        

En cuanto a las vidas, su valor es incalculable, mientras que para los activos, se trata de los activos de la propia instalación portuaria, como los buques y los activos que son propiedad de terceros.

Existen tres niveles o tipos de auditoría: 

       I.      Auditoría de procesos (auditoría tradicional de procedimientos)

    II.      Auditoría de resultados (simulacros de amenazas).

 III. Auditoría de certificación o recertificación (combinación de las anteriores)

Continuando con la afirmación de que la auditoría es una forma de control que pretende ser imparcial, uniforme y precisa, no resulta sencillo comprobar si para un caso determinado, los auditores intervinientes han cumplido con los tres principios.

Principio	Auditoría tipo I	Auditoría tipo II
Imparcialidad	Ofrece más flexibilidad para ajustar el resultado a necesidades políticas	Poca o nula flexibilidad para ajustar el resultado a necesidades políticas
Uniformidad	Los acontecimientos o hechos analizados son seleccionados por el auditor	Los acontecimientos o hechos analizados están fuera de la órbita del auditor, quien es un simple observador
Precisión	Hay una norma y hay procedimientos	Hay una norma pero no siempre hay información sobre la metodología de diseño y objetivos

La elección del tipo de auditoría que se va a realizar depende de la intención de quien la ordena.

Si bien sabemos que el certificado PBIP para la instalación portuaria no existe como tal, ya que se trata de una declaración de cumplimiento (que por definición no es un certificado y además no es obligatoria), cuando un Gobierno Contratante decide verificar si una instalación portuaria determinada está en condiciones de recibir su declaración de cumplimiento PBIP, procede a enviar una comisión para realizar una auditoría de certificación. Dado que los usos y costumbres internacionales han desembocado en este tipo de actividad y semántica asociada, todos aceptamos que así se lo exprese.

Pero en muchos casos, las autoridades del Gobierno Contratante, los auditores involucrados, las autoridades de la instalación portuaria y su OPIP saben que la declaración de cumplimiento solamente certifica que se ha hecho una verificación parcial del plan de protección.

Más adelante se discutirá sobre el perfil del auditor, pero uno de los puntos centrales de tal perfil es el relacionado con la necesidad de usar tacto y diplomacia.

Aproximadamente el 90 % de las auditorías que se han realizado en los países que son parte del Convenio SOLAS y por extensión del Código PBIP entre julio de 2004 y julio de 2011, han sido del tipo I. Esto significa que solamente alrededor del 10 % de todas las auditorías ha sido del tipo II. Como se verá más adelante, en realidad también se han realizado auditorías del tipo II pero sin tener intención de ello.

El auditor debe estar preparado para cumplir los objetivos que le han sido asignados, por lo que a continuación le brindaremos algunas herramientas como para poder desempeñarse razonablemente en el cumplimiento de sus tareas y responsabilidades como auditor (para completar auditorías del tipo I y del tipo II).

En líneas generales, la auditoría del tipo I se refiere a los procedimientos del plan de protección (bien sea del buque o de la instalación portuaria). En este caso, nos centraremos en el plan de protección de la instalación portuaria, pero es lo mismo para el buque.

El plan de protección es una promesa de hacer algo. Dada una situación existente, se decide cambiarla para mejorar la protección a través de dos cosas: 1) Tomar acción sobre algunas cosas (contratar personal y capacitarlo, adquirir equipos, modificar la estructura edilicia, etc.); 2) Redactar procedimientos (Tales como los mostrados en la parte B-16 del Código PBIP). La parte B-16 del Código provee modelos de 6 procedimientos:

1. Control de acceso
2. Zonas restringidas
3. Manipulación de la carga
4. Manejo de provisiones del buque
5. Equipajes no acompañados
6. Vigilancia de protección

Adicionalmente, las promesas inmersas en el plan de protección deben tener un tiempo de ejecución asociado, y el párrafo B-16.6 indica que en caso de preverse una demora en su implementación, se deben proponer otras medidas que sean equivalentes a satisfacción de la autoridad pertinente.

En consecuencia, las auditorías del tipo I (de procedimientos o tradicionales) se concentran en contrastar al plan de protección con la realidad. Pero al ser una auditoría de procesos, no necesariamente estará verificando los resultados.

En cambio, las auditorías del tipo II (de amenazas o de simulacros) se concentran en verificar si la instalación portuaria es capaz de prevenir (evitar), anular una amenaza determinada o atenuar sus resultados. Las amenazas previstas por los participantes en la Conferencia Diplomática reunida en Londres entre el 9 y el 13 de diciembre de 2002 que creó el Código, son las que han sido enumeradas en el párrafo B-15.11 del Código PBIP.

Y las auditorías del tipo III (combinación de las dos anteriores) deberían ser usadas por las Autoridades Designadas para sus procesos de certificación o recertificación. En realidad, llamamos certificación a la emisión de la declaración de cumplimiento de la instalación portuaria, que por definición, no es un certificado.